INOVATUS · SPRACHDIENSTLEISTUNGEN FÜR ÖSTERREICH
Beglaubigung, Apostille und Legalisation
Diese Begriffe bezeichnen unterschiedliche Schritte. Welche davon erforderlich sind, richtet sich nach Dokument, Ausstellungsstaat, Zielstaat und Verfahren. Eine Übersetzung umfasst nicht automatisch die Beschaffung einer Apostille oder eine notarielle Handlung.
Übersetzung und Beglaubigungsvermerk
Die Übersetzung überträgt den Inhalt in eine andere Sprache. Der Beglaubigungsvermerk einer befugten Person betrifft die Übersetzung und ihre Zuordnung zur Vorlage. Er macht aus einer einfachen Quelle weder eine neue amtliche Urkunde noch eine beglaubigte Kopie des Originals.
Notarielle Beglaubigung
Eine notarielle Handlung kann etwa die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Kopie betreffen. Welche Handlung verlangt wird, sollte genau bezeichnet sein. Ein Notariat prüft nicht allein durch eine Unterschriftsbeglaubigung automatisch die sprachliche Richtigkeit einer fremdsprachigen Übersetzung.
Apostille
Im anwendbaren zwischenstaatlichen Verkehr ersetzt die Apostille die ansonsten erforderliche diplomatische Legalisation für erfasste öffentliche Urkunden. Sie betrifft bestimmte Echtheitsmerkmale, nicht die inhaltliche Richtigkeit. Zuständig ist eine für die konkrete Urkunde benannte Stelle; der Sprachdienstleister stellt die Apostille nicht selbst aus.
Diplomatische oder konsularische Legalisation
Wo weder eine Befreiung noch das Apostilleverfahren greift, kann eine mehrstufige Beglaubigung beziehungsweise Legalisation erforderlich sein. Welche Vorbeglaubigungen und Vertretungsbehörden beteiligt sind, ist dokument- und staatenabhängig. Ein allgemeiner Ablauf gilt nicht für jede Urkunde.
Erleichterungen innerhalb der EU
Für bestimmte öffentliche Urkunden, etwa in erfassten Personenstandsangelegenheiten, sieht die Verordnung (EU) 2016/1191 Erleichterungen vor. Dazu können die Befreiung von Apostille beziehungsweise Legalisation und die Nutzung mehrsprachiger Formulare als Übersetzungshilfe gehören. Nicht jede Unternehmens-, Bildungs- oder Gerichtsunterlage fällt darunter.
Erst Anforderungen, dann Reihenfolge
Fragen Sie die empfangende Stelle, auf welches Dokument sich die Beglaubigung beziehen soll. Manchmal muss zunächst eine Apostille beschafft werden, damit sie mitübersetzt werden kann. In anderen Fällen betrifft eine weitere Formalität die Ausfertigung der Übersetzung. Ohne diese Klärung können unnötige Schritte oder Wiederholungen entstehen.
Häufige Fragen
Kann Inovatus eine Apostille ausstellen?
Nein. Die Ausstellung ist Aufgabe der zuständigen Stelle. Eine organisatorische Unterstützung ist nur dann Bestandteil des Auftrags, wenn sie nach Prüfung ausdrücklich vereinbart wird.
Benötigt jede ausländische Urkunde eine Apostille?
Nein. Befreiungen, EU-Regeln, zwischenstaatliche Vereinbarungen und das konkrete Verfahren müssen berücksichtigt werden.
Muss die Apostille selbst übersetzt werden?
Das hängt von Sprache und Anforderungen der empfangenden Stelle ab. Geben Sie ausdrücklich an, ob nur die Apostille, die Haupturkunde oder beides bearbeitet werden soll.